Вопросы и ответы

Событийное агентство с достаточно большим опытом работы на event рынке имеет в своем рабочем арсенале пул проверенных подрядчиков – прокатчики оборудования, фото и видео студии, студии декора и флористики, продюсерские и кейтеринговые компании. Со многими из них существуют многолетние договорные партнерские отношения, подразумевающие специальные условия (цены) за определенный объем заказов в течение года.

Такие условия вряд ли будут предоставлены клиенту «со стороны», который обращается за услугой впервые.

Плюс к этому фактору добавляется важный бонус в виде координации агентством предоставленных подрядчиков в процессе подготовки и в день проведения мероприятия. За каждого предоставленного и рекомендованного подрядчика (компанию или физическое лицо) агентство несет полную ответственность по договору.

Очень часто задаваемый вопрос: «Сколько стоит заказать мероприятие в вашем агентстве?» Ни одно профессиональное агентство не сможет грамотно ответить на этот вопрос без целого ряда уточняющих вопросов или заполнения специально разработанных брифов, на основе которого разрабатывается и презентуется проект мероприятия. Есть, конечно, маркетинговые ходы, когда в рекламной компании указываются заниженные бюджеты организации мероприятий «под ключ», но это уже разговор про всем известные сыр и мышеловку…

Мы НИКОГДА не обманываем своих клиентов, потому что наш бизнес строится только на безупречной репутации и долгосрочном партнерстве, поэтому у нас нет готовых пакетных предложений!

Ответ на этот вопрос зависит от очень многих факторов:

• выбора площадки для проведения мероприятия (данный фактор напрямую зависит от количества участников вашего мероприятия);
• будет мероприятие с банкетной рассадкой (мебель, текстиль, посуда) или фуршет;
• уровня и количества еды и спиртных напитков (для кого-то достаточно шаманского и канапе, кто-то привык к изысканной молекулярной кухне и элитным видам алкогольной продукции);
• уровня и технических райдеров приглашенных артистов, не секрет, что у многих звезд отечественной эстрады бытовой и технический райдер может занимать несколько страниц, и иногда стоимость райдера намного превышает сумму гонорара.

Самый верный способ выбрать надежное и грамотное агентство для организации мероприятия – увидеть его работу собственными глазами, побывав на организованном им мероприятии в качестве гостя.

Не стесняйтесь подойти к организаторам и попросить визитную карточку, если мероприятие получилось красивым, достойным, без срывов и форс-мажорных ситуаций, это означает лишь одно – организаторы настоящие профессионалы.

Второй проверенный способ – попросите своих коллег и партнеров, которые недавно проводили нечто масштабное и остались довольны уровнем организации, поделиться контактами этих замечательных людей! Так вы действительно сможете познакомиться с достойными организаторами.

Очень часто наши клиенты задают нам вопросы, касающиеся основных этапов юридических и организационных моментов сотрудничества: в какой момент происходит знакомство с ведущим и другими специалистами, когда и какую сумму нужно внести. 

У агентства «Максима» уже существует определенный алгоритм работы с нашими клиентами:

1. Вы звоните нам по контактным телефонам или оставляете заявку на нашем сайте, и наш event-специалист связывается с Вами в течение 1-2 дней, чтобы задать уточняющие вопросы и составить техническое задание (ТЗ) на разработку мероприятия.
2. Мы готовим для Вас или Вашей компании предварительную сценарную заявку-презентацию, сценарный план, составляем несколько вариантов реализации проекта с различными бюджетами. Затем мы встречаемся с Вами в офисе агентства или в офисе Вашей компании, знакомимся лично, проводим презентацию наших предложений, отвечаем на вопросы по всем пунктам договора и сметной документации. Результат встречи – определение тематики, примерного бюджета, подписание предварительного Договора о сотрудничестве, согласование необходимой депозитной суммы, которую нужно внести на счет агентства.
3. После заключения Договора мы приступаем к детальной проработке проекта и сметной документации в пределах оговоренного ранее бюджета. На этом этапе мы также подбираем для Вас площадку для проведения торжества. Площадка подбирается только после определения общей стилистики и бюджета, так как ее местоположение, интерьер, уровень банкетного обслуживания должны соответствовать общей концепции.
   
4. Сразу после выбора подходящей площадки для проведения Вашего мероприятия, мы предлагаем на Ваше рассмотрение несколько вариантов специалистов-исполнителей по каждому пункту утвержденной сметы: художников-декораторов, ведущих, артистов оригинального жанра, фотографов, видеографов. Все специалисты будут соответствовать той ценовой категории, которая утверждалась при составлении сметы. После утверждения Вами предложенных специалистов, мы бронируем их на дату Вашего мероприятия.
5. Со всеми утвержденными специалистами мы Вас знакомим лично, для этого организуем специальные встречи, на которых Вы сможете убедиться в их профессиональной компетенции и задать каждому их них волнующие Вас вопросы.
6. Если в ходе подготовки Вашего мероприятия появится необходимость в дополнительных услугах с привлечением дополнительных специалистов, то мы вместе с Вами составим Дополнительное соглашение к Договору, в котором будут указаны наименование дополнительной услуги и ее стоимость.
7. Финальный расчет по всем пунктам сметы производится не позднее 7 (семи) рабочих дней до даты проведения мероприятия. Наше агентство не работает по постоплате.
8. С момента подписания Договора о сотрудничестве за Вами и Вашей компаний будет закреплен персональный менеджер, с которым можно будет связаться в течение рабочего дня, если у Вас возникнут вопросы по подготовке к мероприятию.
9. В день мероприятия с момента монтажа оборудования и декора на площадке будет работать один или несколько менеджеров-координаторов Вашего проекта. Их работа завершится только после финальной сдачи площадки (демонтаж, уборка) ее представителю.
10. Работа агентства завершается только после подписания актов сдачи-приемки работ, передачи фото и видео материалов заказчику. 
11. Мы будем рады любому Вашему отзыву о работе нашего агентства, так как стремимся повышать уровень нашего сервиса и профессионализма от проекта к проекту.